AI automatizavimas HR ir personalo atrankai – galimybės ir ribos Lietuvos darbo rinkoje

Personalo atranka – laiko reikalaujantis procesas. Didelės organizacijos gauna šimtus CV į vieną poziciją, mažesnės įmonės neturi dedikuotų HR specialistų, o atranka krenta ant vadovų pečių kartu su kitomis pareigomis.

AI įrankiai HR srityje žadą pagreitinti procesą: greičiau peržiūrėti CV, automatizuoti pirminius kandidatų klausimus, nustatyti atitiktį pozicijai. Tačiau ši sritis turi ypač daug etinių ir teisinių niuansų – ypač Lietuvos darbo teisės kontekste.

CV peržiūra ir pirminis filtravimas

Didžiausias laiko taupymas potencialiai pasiekiamas pirminiame CV peržiūros etape. AI sistema gali:

• nuskaityti CV ir ištraukti struktūrizuotą informaciją (patirtis, išsilavinimas, įgūdžiai)
• palyginti su pozicijos reikalavimais
• sudaryti prioritetinį kandidatų sąrašą

Svarbu: tai yra pagalbinis įrankis, ne galutinis sprendimas. Galutinę atranką privalo atlikti žmogus.

Automatizuoti pirminiai klausimai

Prieš pokalbį su HR specialistu sistema gali automatiškai išsiųsti kandidatui klausimyną: darbo pradžios galimybės, atlyginimo lūkesčiai, konkrečios patirties patikslinimas, motyvacinis klausimas. Tai sutaupyti laiko abiem pusėms – kandidatai, kurie neatitinka bazinių reikalavimų, išfiltruojami anksčiau.

Pokalbių planavimas

Automatizuotas pokalbių laiko koordinavimas – viena paprasčiausių ir labiausiai išvystytų automatizavimo formų. Sistema pasiūlo laisvus laikus, kandidatas pasirenka, patvirtinimas – automatinis. Tai tinka jau šiandien ir neturi esminių etinių komplikacijų.

Kandidatų informavimas

Atrankos procesas dažnai kenčia nuo komunikacijos spragų: kandidatai nežino, ar jų CV gauta, ar jie dar svarstomi, ar jie jau atmesti. Automatizuota komunikacija gali:

• patvirtinti CV gavimą
• informuoti apie proceso eigą
• siųsti atmetimo žinutes su mandagiu paaiškinimu

Tai ne tik efektyvumo, bet ir darbdavio įvaizdžio klausimas.

Onboarding automatizavimas

Kai kandidatas priimtas, prasideda onboarding procesas. AI sistema gali automatizuoti: dokumentų surinkimą, pirmų dienų instruksijų siuntimą, klausimynus po pirmų savaičių, priminimus dėl mokymo programų.

HR automatizavimas turi fundamentalią etinę ir teisinę problemą – diskriminacijos rizika.

AI sistemos mokosi iš istorinių duomenų. Jei praeityje įmonė daugiausia priėmė tam tikro tipo kandidatus, sistema gali „išmokti" pirmenybę teikti panašiems – net jei to niekas nesąmoningai nori. Tai yra algoritminis šališkumas.

Lietuvos Darbo kodeksas draudžia diskriminaciją darbo santykiuose dėl lyties, amžiaus, rasinės ar etninės kilmės, tautybės, pilietybės, kalbos, kilmės, socialinės padėties, tikėjimo, įsitikinimų, pažiūrų, priklausomybės politinėms partijoms ar asociacijoms, religinės priklausomybės, šeimyninės padėties, seksualinės orientacijos, negalios, charakteristikų ir kitų pagrindų.

Europos Sąjungos lygmeniu Dirbtinio intelekto aktas (AI Act), kuris palaipsniui įsigalioja nuo 2024 m., priskiria darbuotojų atranką į didelės rizikos AI sistemų kategoriją. Tai reiškia papildomus skaidrumo, dokumentavimo ir žmogaus priežiūros reikalavimus.

• AI sistema, naudojama atrankoje, turi būti reguliariai tikrinama dėl šališkumo
• Galutiniai sprendimai dėl kandidatų privalo likti žmogaus rankose
• Kandidatai turi turėti teisę sužinoti, kaip jų CV buvo vertinamas, ir užginčyti automatizuotą sprendimą (BDAR 22 str.)
• Darbdavys turi dokumentuoti, kaip AI sistema naudojama atrankos procese

Kandidatų CV ir atrankos metu surinkta informacija – tai asmens duomenys. Jie reguliuojami BDAR.

Saugojimo terminas. Kiek laiko galima saugoti atmestų kandidatų duomenis? BDAR reikalauja, kad duomenys saugomi ne ilgiau, nei reikalinga tikslui. Praktiškai tai reiškia aiškią politiką – pvz., duomenys saugomi 6 mėnesius po atrankos pabaigos, nebent kandidatas sutiko su ilgesniu saugojimu (pvz., talentų bankas).

Sutikimas. Jei įmonė nori saugoti kandidato duomenis ateities pozicijoms, reikia aiškaus kandidato sutikimo.

Duomenų perdavimas. Jei naudojama išorinė AI platforma, kandidatų duomenys perduodami trečiajai šaliai. Reikia duomenų tvarkymo sutarties.

Kandidato teisė gauti informaciją. Pagal BDAR 22 str., jei sprendimas (pvz., atmetimas) priimtas tik automatizuotais metodais, kandidatas turi teisę reikalauti žmogaus peržiūros.

Lietuva susiduria su tam tikromis darbo rinkos realijomis, kurios yra svarbios HR automatizavimo kontekste:

Užimtumo tarnyba administruoja darbo rinkos politiką, teikia duomenis apie nedarbą, darbo jėgos pasiūlą ir paklausą. Šie duomenys gali padėti suprasti, koks kandidatų srautas realiai tikėtinas konkrečiose pozicijose.

Darbo inspekcija prižiūri darbo teisės laikymąsi. Diskriminacijos darbo santykiuose atvejai gali sulaukti darbo inspekcijos dėmesio.

Sodra – socialinio draudimo sistema. Onboarding automatizavimo kontekste svarbu, kad nauji darbuotojai būtų registruojami Sodroje laiku – tai teisinė prievolė, kurią automatizuoti galima tik jei sistema tiksliai integruota su Sodros reikalavimais.

Priimti galutinių sprendimų apie žmones. Galutinis sprendimas – priimti ar atmesti kandidatą – turi likti žmogaus rankose. Tai ir teisinis, ir etinis reikalavimas.

Garantuoti šališkumo nebuvimą. Net gerai sukonfigūruota sistema gali turėti šališkumų, kurie nėra akivaizdūs iš karto. Reguliarios audito procedūros yra būtinos.

Įvertinti kultūrinį tinkamumą ar minkštąsias kompetencijas. Komandos dinamika, komunikacijos stilius, motyvacija – tai vertina žmogus, ne algoritmas.

Pakeisti pokalbio su kandidatu vertės. Pokalbiuose atsiskleidžia dalykai, kurių nėra CV. Automatizavimas gali padėti greičiau surūšiuoti kandidatus, bet pokalbio etapo pakeisti negali.

1. Pradėkite nuo nerizikingų procesų

Pokalbių planavimas, komunikacijos automatizavimas, dokumentų surinkimas – tai mažiausiai etinių komplikacijų turinčios sritys. Pradėkite nuo jų.

2. AI kaip filtras, ne sprendimų priėmėjas

Naudokite AI kaip pirminį filtravimo įrankį, kuris padeda HR specialistui greičiau sutelkti dėmesį į tinkamiausius kandidatus – ne kaip autonomišką atranką.

3. Užtikrinkite žmogaus peržiūros galimybę

Kiekvienas kandidatas, kuriam AI sistemos rezultatas yra neigiamas, turi turėti galimybę paprašyti žmogaus peržiūros. Tai yra ir BDAR reikalavimas, ir gera praktika.

4. Dokumentuokite procesą

Kaip AI sistema naudojama? Kokie kriterijai? Kas priima galutinį sprendimą? Ši dokumentacija svarbi tiek vidiniam audito tikslui, tiek teisinei apsaugai.

5. Reguliariai tikrinkite dėl šališkumo

Bent kartą per metus – analizuokite, ar sistemoje nėra šališkumo tendencijų pagal lytį, amžių ar kitus demografinius rodiklius.

Ne savarankiškai – bent jei tai automatizuotas sprendimas be žmogaus peržiūros. BDAR 22 str. suteikia kandidatui teisę reikalauti žmogaus peržiūros automatizuoto sprendimo atvejais.

Tai yra etiškai tinkama praktika ir daugelyje situacijų – teisinė prievolė. Skaidrumas didina pasitikėjimą darbdavio įvaizdžiu.

AI nepadidina kandidatų skaičiaus – tai padaryti gali tik rinkos sąlygos, pasiūlomas atlyginimas, darbdavio įvaizdis. AI gali padėti efektyviau dirbti su turimais kandidatais.

Tikslių Lietuvos rinkos duomenų apie šią temą nėra. Bendra logika: kuo daugiau CV gaunama, tuo didesnę prasmę turi automatizuotas pirminis filtravimas. Nedidelėms pozicijoms su keliolika CV – automatizavimo nauda minimali.

AI automatizavimas HR procesuose turi realių galimybių – greičiau surūšiuoti CV, automatizuoti komunikaciją, supaprastinti pokalbių planavimą. Tačiau HR sritis reikalauja ypatingos atsargumo: diskriminacijos rizika, BDAR reikalavimai ir ES AI akto reguliavimas nustato aiškias ribas.

Pagrindinis principas: AI yra pagalbinis įrankis, ne sprendimų priėmėjas. Galutiniai sprendimai apie žmones išlieka žmogaus atsakomybė.

Jei norite individualaus HR automatizavimo sprendimo savo organizacijai, galite kreiptis į WebEdge komandą.